Het gesprek leiden tijdens een intervisiebijeenkomst

Een beginnende intervisiegroep begeleiden is niet altijd even makkelijk. Afhankelijk van vooropleiding en ervaring (soms ook met intervisie) staat de een daar steviger in dan de ander. Veel mensen hebben wel geleerd vergaderingen te leiden en zijn daardoor minder gewend om leerprocessen te faciliteren. In deze notitie richt ik me op die gespreksleiders die geen ruime ervaring hebben in het ondersteunen van leerprocessen, maar op nuchtere praktische mensen die een hieronder een aantal aanwijzingen vinden om zo’n gesprek te leiden.

Ondersteuning
In het algemeen richt de gespreksleider zich op twee typen ondersteuning.
1. het verhelderen, bewaken en ondersteunen van het proces van intervisie (d.w.z. het bewaken van de tijd en het duidelijk doorlopen en afronden van de verschillende processtappen zoals kiezen van de vraag, analyseren e.d.).

2. het ‘coachen’ op de interactie van de deelnemers. Daarmee bedoel ik dat een gespreksleider kan interveniëren wanneer groepsleden elkaar niet laten uitspreken, niet goed naar elkaar luisteren, niet direct communiceren, niet doorvragen, niet ingaan op emoties e.d.).
Bij intervisie is het overigens een gedeelde verantwoordelijkheid om het gesprek in goede banen te leiden; voor iedereen is het mogelijk iets in te brengen over de wijze waarop de groepsleden met elkaar communiceren en de gespreksleider daarin te ondersteunen. Het gaat om volwassen leren!

Tips voor de gespreksleider
1. Zorg voor een ontspannen sfeer, laat iedereen rustig aankomen en de hectiek van alledag even van zich afschudden. Bijvoorbeeld door ieder even te laten vertellen over het werk, de drukte, een leuke ervaring, een succesje o.i.d. Soms kan ook rust de groep helpen om aan te komen (een paar minuten stilte om te schakelen). Laat merken dat je de regie in handen hebt, zonder daarmee te nadrukkelijk aanwezig te zijn.

2. Wees jezelf bewust van je positie t.o.v. de deelnemers. Zit je zo dat je iedereen volledig zien kan? Dat kan eigenlijk alleen in een kring, zonder tafels e.d. waardoor de communicatie non-verbaal ook volledig waargenomen kan worden.
Zit je rond een of meer tafel(s), kies dan een positie waar je iedereen zo volledig mogelijk kan zien, anders loop je het risico dat je bepaalde deelnemers niet hoort, niet ziet en zelfs kunt gaan negeren.

3. Wanneer er al een eerste bijeenkomst geweest is, wordt er aan de inbrenger van vorige keer gevraagd wat zijn voornemens opgeleverd hebben. Wat is het concrete resultaat?
Betrek de andere groepsleden bij het vragen stellen en doorvragen. Voorkom dat de rapportage leidt tot een hernieuwde behandeling van het probleem! Je kunt ook vragen wat de gespreksleider geleerd heeft.

4. Let er op dat het helder is wie een probleem inbrengt of dat alle groepsleden dit doen. Afspraken zijn gediend met duidelijkheid. De gespreksleider begeleidt de keuze van het probleem door de criteria (urgentie, interessant probleem, actualiteit, aan de beurt) toe te passen. Vervolgens moet de probleemstelling kort en helder (in één zin) geformuleerd worden en zo mogelijk op een flap opgeschreven worden.

5. Gebruik zo veel mogelijk een flipover (met zwarte stift). Schrijf vooraf de fases of stappen van de te hanteren methode op of deel een A-4tje uit.

6. Soms zeggen deelnemers: ‘’ik heb echt geen probleem, ik hoef niet zo nodig vandaag, het is niet dringend, ik ben een beetje moe, het was te druk om me voor te bereiden’’
Accepteer dit niet zomaar! Ga hier niet te snel overheen, maak evt. afspraken wie de volgende keer een probleem inbrengt, koppel er bv. de oefening ‘’profielbeschrijving’’ aan. Geef aan dat de deelnemers zelf verantwoordelijk zijn voor die paar minuten reflectie en voorbereiding vooraf! (wat te doen als niemand een probleem heeft???)

7. De gespreksleider mag in de fasen: vraag formuleren en herformuleren/adviseren/plan maken streng inhoud en tijd bewaken (vergaderkwaliteiten!) In de fase analyse ondersteunt hij/zij de groep in het onderzoek en trekt zich meer terug. De ruimte helpt de groep creatief te zoeken. In kleinere groepen kan de gespreksleider als deelnemer meedoen mits beide petten uiteen gehouden worden!

8. Bouw rust en stilte in, bijv. om naar de tekst op de flipover te kijken en die door te laten dringen. Of even een minuut nadenken voor de herformuleringen en adviezen gegeven worden. Of om het voornemen van de inbrenger te laten bezinken.

9. Als de groepsleden erg op elkaar gelijkende adviezen geven en weinig creatieve oplossingen aandragen, vraag dan om uitersten te benoemen of ‘’onmogelijke’’ oplossingen in te brengen.

10. Humor mag! Geen intervisiegroep zonder een bevrijdende lach! Maar houd wel de regie naar het eindresultaat (binnen de tijd).

11. Soms zijn deelnemers teleurgesteld als hun advies niet overgenomen wordt en willen ze in die fase opnieuw in discussie om aan te tonen dat hun advies toch eigenlijk het beste was.
Kap dit af en geef aan waarom dit niet relevant is.

Belangrijke interventies
• Persoonlijk aanspreken, bijv. op luistergedrag, laten uitspreken, doorvragen
• Eenduidige vragen laten stellen (geen drie tegelijk)
• Open vragen stellen in plaats van gesloten vragen (vraag naar hoe, wie, wat, waarom)
• Niet laten diagnostiseren, concluderen, adviseren of interpreteren. Dit blokkeert i.h.a. de gedachten van de inbrenger omdat hij geconfronteerd wordt met een mening of oplossing.
• Reageer op onderlinge irritaties, storingen en afdwalingen. Stel de groep vragen daarover en betrek ze in de oplossing. Maak steeds de deelnemers MEDEverantwoordelijk voor het proces.

© Jeroen Hendriksen